Malaysia Dateline

Berkomunikasilah dengan baik

Apabila kita menyampaikan sesuatu maklumat atau menerima arahan, sering dimaklumkan untuk kita berkata ‘ya, baiklah atau akan di laksanakan’.

Adalah tidak di galakkan untuk berkata ‘tidak’ kerana ia adalah sesuatu yang ‘negatif’. Tetapi kadang-kadang bercakap mengenai perkara-perkara yang ‘tidak patut’ lebih jelas.

Secara jujur, walaupun kita melakukan apa yang ‘di arahkan’, tidak bermakna kita telah menghapuskan apa yang tidak boleh dilakukan.

Seorang pemimpin (anda atau saya) mungkin mempunyai kemahiran komunikasi yang baik.

Kita rasa, kita sudah mengemukakan maklumat dengan jelas. Kita tahu bagaimana menjelaskan penyelesaian kepada masalah, menyampaikan pujian dan menunjukkan rasa senang.

Kita mampu dengan tepat mencerminkan apa yang dikatakan seseorang, menunjukkan kita mendengar. Kita boleh melakukan semua perkara ini dan masih mampu menidakkan beberapa peraturan asas komunikasi kepimpinan yang baik.

Amalan komunikasi yang baik tidak akan membentuk amalan komunikasi yang buruk. Situasi kita yang kini bekerja dari rumah turut melibatkan komunikasi perantaraan.

Setiap satu arahan dan tugasan kerja hanya tidak dapat di ketahui jika anda mematikan telefon pintar anda. Kita tidak bersemuka dengan pemberi arahan kecuali di minta untuk menghidupkan ‘panggilan video’.

Rasanya tidak ramai yang mahu ‘bersemuka’ kerana ia akan ‘melibatkan’ banyak perkara. Kita seharusnya bersedia, sudi dan konsisten untuk mendengar apa yang di sampaikan.

Mendengar dengan baik mungkin perlu menjadi keutamaan. Mendengar adalah asas kepada memberi nasihat, permentoran dan menyelesaikan masalah.

Menjadi pendengar yang baik adalah mudah tetapi tidak dengan mereka yang suka bersastera dan berfalsafah.

Tiada siapa yang sanggup bersama orang yang mengeluh tentang sesuatu perkara selama tiga atau empat minit dan kemudian mencari penyelesaian untuk diri mereka sendiri.

Ini tidak pernah memberi inspirasi kepada pendengaran kita walaupun kita orang yang paling sabar. Ia mungkin kelihatan memerlukan nasihat atau perspektif. Satu-satunya cara untuk mengetahui adalah mendengar.

Ramai sering gagal memberi maklumbalas. Ramai yang tidak suka berhubung melalui e-mel kerana kita tahu kita tidak akan mendapat maklumbalas.

Mereka secara konsisten lambat atau tidak responsif untuk memberi maklumbalas. Ramai yang tidak membuka, membalas e-mel, mel suara atau teks.

Ramai juga tidak akan memanggil balik atau membalas e-mel. Maafkanlah mereka dan teruskan dengan kerja anda.

Walau bagaimanapun, kegagalan yang konsisten untuk bertindak balas akan membazir usaha dan merosakkan perasaan mereka terhadap anda.

Elok di jadikan amalan setiap hari iaitu membuka e-mel sebaik sahaja memulakan kerja dan beberapa minit terakhir sebelum anda selesai kerja.

Tandakan “belum di baca” pada e-mel yang anda tidak boleh berurusan supaya anda tidak lupa. Jadualkan sekali atau dua kali sehari untuk menyemak mel suara. Jadikan ia satu lagi tugas akhir harian.

Teks adalah yang paling mudah , sentiasa bertindak balas dengan segera kepada teks. Kita tidak juga tidak di galakkan untuk meningkat atau meninggikan suara kita apabila berhubung.

Menjerit atau meninggikan suara ketika berkomunikasi akan mewujudkan kemarahan dan ketakutan. Ia bukanlah alat komunikasi kepimpinan yang berdaya maju.

Seseorang itu mungkin baik, lucu dan mesra, tetapi apabila elemen menjanggalkan dia akan mula menjerit. Menjerit akan merosakkan hubungan , baik dalaman dan luaran. Sekiranya anda menaikkan suara anda, hentikannya.

Kekadang kita harus bertindak dan bertutur agak kejam dengan orang lain. Sesungguhnya, pemimpin yang berjaya adalah mereka yang kejam.

Berkomunikasi secara kasar dan kejam bukanlah dengan niat namun kekadang adalah harus. Seandainya , anda sebagai pemimpin terlepas cakap , memang susah untuk di tarik balik.

Berbudi bahasa adalah sebahagian daripada budaya kerja. Selalunya ada cara untuk memberitahu dan memaklumkan mengenai kebenaran.

Kita harus sentiasa berlaku jujur dan berkata benar.

Kita harus mengelak dari berkata “Saya tidak boleh bercakap tentang perkara ini, tetapi saya harap percayalah jika perubahan dibuat, akan ada masa yang cukup untuk peralihan.”

Sungguh pun kita bercakap secara dalaman tentang membuat beberapa perubahan tetapi tidak perlu kita memberi harapan akan sesuatu perkara yang tidak pasti untuk membincangkannya sekarang atau tidak lama lagi.

Tidak mendapat maklumat yang kita mahukan tentu akan mengecewakan tetapi ia akan menjadi jawapan yang jujur kepada perkara yang ingin kita mahu.

Semua orang tahu dan faham bahawa ada masa untuk bersabar atau tempoh untuk menghuraikan maklumat.

Anda banyak perkara yang kita terpaksa memilih dan berhati-hati dalam komunikasi dan selalu ada cara untuk memberitahu kebenaran.

Gagal dengan sengaja untuk berlaku jujur bermaksud kuasa dan kemampuan mengawal mengatasi kepercayaan dan penghormatan. Jangan lakukannya.

Yang baiknya adalah dengar, beri maklumbalas, kawal nada percakapan , bahasa yang baik dan beritahu perkara sebenar.

Jadilah pemimpin komunikasi yang baik.

 

Azizi Ahmad adalah seorang pendidik senior.